スタッフ向けにsoeasy buddyアカウントを作る (Create soeasy buddy accounts for staff)

soeasy buddyを利用するためには、スタッフ一人ひとりにsoeasy buddyのアカウントを付与する必要があります。

新しくアカウントを作るには、管理者がsoeasy buddy上から各ユーザーに招待メールを送り、各ユーザーが送られてくるメールに従って登録を行います。

スタッフ一人ひとりへのアカウント付与のイメージ

ユーザー招待・登録のイメージ

本ページでは、soeasy buddyに新しくユーザーを追加する方法をご説明します。
ユーザー追加には各スタッフのメールアドレスか携帯電話番号が必要になりますので、事前にご準備ください。

ユーザー追加の流れ

• 管理者が実行

  1. 全体設定画面の「ユーザー設定」から、「ユーザーを追加」を選択

  2. 招待するメールアドレスまたは携帯電話番号を入力し、送信

  3. 送信ステータスを見て、送信が成功したかを確認

• 各ユーザーが実行

  • 招待メール中のリンクをクリックし、名前とパスワードを登録

1. 全体設定画面の「ユーザー設定」から「ユーザーを追加」を選択

2. メールアドレス・携帯電話番号を入力して送信

1. 「初期設定をする」を選択し、権限を選択（組織管理者/メンバー）
2. メールアドレスもしくは携帯電話番号を入力
3. 「送信する」ボタンを押す

　

※招待時の設定内容についての補足
招待時には、権限だけでなく、あらかじめ招待するユーザーが所属するグループを設定したり、投稿制限をかけたり、使用言語を設定した状態で、招待を行うことが出来ます

• 投稿制限
  設定されたユーザーはニュース及びトレーニングの投稿、コメントが出来ません。
• 言語設定
  招待メールや招待されたユーザーのsoeasy buddyの言語を、日本語の他に、英語、中国語、ベトナム語、インドネシア語、ビルマ語に変更し、送信することが出来ます。

 

3. 送信ステータスの確認

管理者から招待メールを送信後、送信ステータスがユーザー招待画面内に表示されます。　　　

ステータスの種類

• 承認待ち
  • 招待メール・SMSを送信している状態です
  • 時間が経つ（最大5分程度）と下記「送信できませんでした」に変化する場合があるので、時間をおいてページを更新し、ご確認ください
• 送信できませんでした
  • メールアドレスが間違っているか、迷惑メール排除設定などで弾かれています
  • まずはメールアドレスが間違っていないかをご確認いただいた上で、それでも「送信できませんでした」となる場合は、[e-mail] までご連絡ください
  • ただし、携帯電話番号の場合は、システム側で送信可否が判断できないため、送信できなかった場合も「承認待ち」が表示されます
• 名前未設定
  • ユーザーが招待メールを確認し、ユーザー登録を開始したが、名前が未入力のため、登録が完了していない状態

ステータスを受けて、再招待する場合は一度ステータス右側の「取り消し」を押してから、再度招待を実施してください

（ユーザー側での操作）送られてくる招待メール、またはSMSに従って登録を完了

1. 送られてくる招待メール・SMS中の登録用リンクをクリック
2. パスワード・プロフィールの入力を求められるので、それを入力し完了

1. 招待メール・SMS中の登録用リンクをクリック

メールの場合

　　

SMSの場合

2. パスワード・プロフィールの入力を求められるので、それを入力し完了

   パスワード入力

　ご自身で決められたパスワードをご入力ください。

　プロフィール入力

　登録の必須項目は名前のみ、それ以外は必須ではありません。
ユーザー招待をする前に、プロフィール登録の形式（所属部署の記載や画像の有無、自己紹介の記載など）を統一しておくことをおすすめします。

　

ご不明な点がございましたら、[e-mail]までご連絡ください。

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In order to use soeasy buddy, each staff member must be given a soeasy buddy account.

To create a new account, the administrator sends an invitation email to each user on soeasy buddy, and each user registers according to the email sent to them.

Image of giving an account to each staff member

Image of user invitation and registration

This page explains how to add a new user to soeasy buddy.
To add a user, you will need the email address or cell phone number of each staff member, so please prepare them in advance.

How to adding users

・By administrator
    1. Select "Add User" from "User Settings" on the "General Management Screen".
    2. Enter the email address or cell phone number for the invitation and submit
    3. Check the invitation status to see if the invitation send was successful.

・By user
   ・Click the link in the invitation e-mail and register the name and password.



1. Select "Add User" from "User Settings" on the General Management screen



2. Enter your email address and cell phone number and submit

1. Select "Set initial settings" and choose permissions (organization administrator/member)
2. Enter your email address or cell phone number
3. Press the "Send" button

※Supplemental information about settings at the time of invitation
When inviting a user, you can set not only permissions, but also the groups to which the invited user belongs, posting restrictions, and language preferences.

・Posting restrictions
Users who have been set up cannot post or comment on news and training.
・Language settings
You can change the language of the invitation email and the language of the invited user's soeasy buddy to English, Chinese, Vietnamese, Indonesian, Burmese, and Burmese, in addition to Japanese.


3. Confirmation of user invitation sending status

After the administrator sends the invitation e-mail, the sending status will be displayed in the user invitation screen.　

Type of status

　　・Waiting for approval
・Invitation mail/SMS is being sent
・After some time (up to 5 minutes), the status may change to "Could not send" as shown below, so please refresh the page after some time to confirm the status.

　　・Could not send
・E-mail address is incorrect or has been blocked by spam filtering settings, etc.
・First, please make sure that your email address is correct, and if you still get the "Could not send" message, please contact us at [e-mail].
・However, in the case of a cell phone number, the system cannot determine whether the message can be sent or not, so "Waiting for approval" will be displayed even if the message could not be sent.

　　・Name not set
・User has confirmed the invitation e-mail and started user registration, but has not completed registration because the name has not been entered yet.

If you want to re-invite a user after receiving the status, please click "Cancel" on the right side of the status and then re-invite the user.

(For User) Please complete the registration according to the invitation e-mail or SMS sent to you.

1. Click on the registration link in the invitation email or SMS sent to you.
2. You will be asked to enter your password and profile.

1. Click the registration link in the invitation email or SMS.

In case of email

In case of SMS



2. You will be asked to enter your password and profile information.

Input the Name and Password

　Input the Profile

　The only required field for registration is your name; other fields are not required.
Before inviting users, we recommend that you standardize the format of your profile registration (including the department you belong to, whether or not you have a picture, and your self-introduction).

　
If you have any questions, please contact [e-mail]